Ако сте самонаето лице в Испания, вероятно вече сте чували за бъдещото задължение за издаване електронни фактуриВъпреки че тази регулаторна промяна се подготвя от години, тя е все по-близо до това да стане реалност за всички професионалисти, които фактурират други компании или фрийлансъри. Това предполага значителни промени както в начина, по който работим, така и в начина, по който управляваме счетоводството си.
Електронната фактура не е просто дигитален файл. За да бъде правно валидна, тя трябва да отговаря на редица изисквания. технически, регулаторни и функционални изисквания които правят разликата в сравнение с обикновена PDF фактура, генерирана в Word или Excel. В тази статия ще разгледаме подробно какво включва това ново задължение, как то засяга самонаетите лица и какво трябва да направите, за да се адаптирате възможно най-бързо и да избегнете потенциални санкции.
Какво се разбира под електронно фактуриране и защо то ще бъде задължително?
а електронна фактура Това е дигитален документ, който замества конвенционалната хартиена фактура. За да има обаче същата правна валидност, той трябва да отговаря на формални изисквания като например включване на структуриран формат (XML, UBL или Facturae), електронно подписване и изпращане по валиден канал.
Причината за тази промяна се дължи на Закон за създаване и развитие (Закон 18/2022), който има за цел да модернизира системите за фактуриране в Испания. Този закон установява, че всички търговски сделки между компании и професионалисти трябва да се извършват чрез електронно фактуриранеТоест, на практика всяко самонаето лице, работещо за друга компания или професионалист, ще трябва да се адаптира.
Тази промяна не само представлява административен напредък, но и цели намаляване на просрочените задължения, повишаване на фискалната прозрачност и дигитализиране на икономикатаВъпреки че в началото може да изглежда като допълнителна тежест за самонаетите лица, всъщност може да предложи значителни ползи.
Кога електронното фактуриране ще стане задължително за самонаетите лица?
Задължението за издаване на електронни фактури няма да достигне до всички самонаети лица едновременно. Законът предвижда прогресивна схема, която зависи от годишен оборот и разработването на свързаните с тях технически регламенти.
- За самонаети лица и компании с годишен оборот над 8 милиона евро, задължението ще бъде активирано една година след публикуването на техническия регламент. Смята се, че това ще бъде през 2025, така че задължението ще възникне 2026.
- За останалите самонаети лица (с по-нисък оборот) крайният срок се удължава до две години след одобряването на правилата, което ни води до 2027 като краен срок.
Въпреки че много професионалисти могат да започнат да издават електронни фактури доброволно сега, адаптирайки се към промяната предварително, препоръчително е да се обърне внимание на официалните срокове.
Кой е задължен и кой е изключен?
Задължението за издаване на електронни фактури важи само за бизнес отношения между предприятия (B2B) (между фирми или професионалисти). Следователно, ако фактурирате физически лица (B2C), все още можете да издавате хартиени или неструктурирани PDF фактури.
Ще има и изключения за определени операции, като например:
- Продажби на дребно с директна доставка до потребителя, където се използват билети.
- Услуги без задължение за фактуриране.
- Дейности извън Испания, ако не са предмет на испанското законодателство.
Предимства от въвеждането на електронно фактуриране
Освен законовото задължение, електронното фактуриране носи много важни ползи за ежедневно управление на самонаетите лица:
- Намаляване на разходите: избягвате печат, пликове, поща, физическо съхранение…
- По-добра организацияВсички фактури са централизирани в облака, достъпни от всяко устройство.
- намаляване на грешкитеСофтуерът автоматизира данъчните изчисления и предотвратява човешки грешки.
- Кмет сегуридадИзползването на цифров подпис гарантира автентичността на документа.
- Административна гъвкавостИдеално за подаване на данъчни декларации или водене на счетоводство в електронен вид.
Какви формати на електронни фактури са разрешени?
Не всеки дигитален файл се счита за валидна електронна фактура. За да отговаря на разпоредбите, фактурата трябва да бъде в структуриран и сертифициран форматОсновните приети формати са:
- фактура: задължителен испански стандарт за фактуриране на публични органи.
- Усама бин Ладен: международен формат, който улеснява оперативната съвместимост.
- XML CII: формат, насърчаван от Организацията на обединените нации за глобално фактуриране.
- ЕДИФАКТISO стандарт, използван в търговския електронен обмен на данни.
Освен това, те трябва да бъдат придружени от усъвършенстван електронен подпис или използвайте EDI технология, за да осигурите целостта и автентичността.
Допълнителни задължения на новата система
Новата система за фактуриране не се ограничава само до изпращане на електронни фактури. Тя включва нови задължения, като например:
- Запис на състоянието на фактуратакакто изпращачът, така и получателят трябва да съобщят дали са били приети, отхвърлени, платени или преведени.
- Дигитално съхранениеЕлектронните фактури трябва да се съхраняват за 4 година във формат, достъпен за проверка.
- оперативна съвместимостСистемите трябва да са съвместими между различните доставчици и да позволяват безпроблемен обмен.
- Комуникация с Министерството на финанситеАко не използвате публичното решение на AEAT, ще трябва да изпратите копие от фактурите си чрез неговата платформа.
Какъв софтуер ми е необходим, за да издавам електронни фактури?
За да се адаптирате към новите разпоредби, ще ви е необходимо да имате програма за електронно фактуриране който отговаря на техническите изисквания, определени от Министерството на финансите и националните закони. Някои ключови препоръки:
- Това работи в облака и се актуализира автоматично.
- Бъдете готови да генерирате фактури във Facturae или UBL.
- Това позволява на електронен подпис.
- Че може да се интегрира с други счетоводни инструменти, банки и др.
Някои известни решения на пазара включват Holded, Declarando и Quipu. Тези платформи са специално разработени за фрийлансъри и малки предприятия.
Какви са стъпките за издаване на електронна фактура?
Процедурата не е много по-различна от издаването на традиционна фактура, но трябва да имате предвид следните стъпки:
- Инсталирайте съвместим софтуер.
- Настройте вашия цифров сертификат.
- Подгответе задължителните полетасериен номер, дата, данни за издателя и клиента (NIF, адрес и др.), подробно описание на услугата или продукта, приложими данъци, подробна обща сума.
- Подпишете електронно фактурата, ако е необходимо.
- Изпрати до получателя по валиден цифров канал.
- Запазете копие достъпен за проверка поне 4 години.
Санкции за неиздаване на електронни фактури
Нарушаването на тези задължения може да доведе до глоби, вариращи от 3.000 до 60.000 евроНякои от най-важните санкции са:
- 3.000 евро за всяка фактура, която не е издадена електронно когато е необходимо.
- 6.000 евро за грешки при съхранение или консервация на фактурите.
- До 60.000 XNUMX евро за неспазване на мерките за поверителност и сигурност.
- До 50.000 XNUMX евро, ако използвате неодобрен софтуер за фактуриране след законовите срокове.
Дигиталният комплект като помощно средство за прехода
Правителството предлага чрез програмата дигитален комплект Помощ до 12.000 XNUMX евро за сключване на договори за цифрови решения, включително програми за електронно фактуриранеТези безвъзмездни средства се финансират от европейски фондове и са невъзстановими, така че няма да се налага да ги връщате.
Крайният срок за заявяването им изтича на 31 Октомври 2025 за компании с повече от трима служители. Самонаетите лица с по-малко от трима служители ще могат да подават заявления до декември 2026 г.
Агенти по дигитализация като Declarando могат да ви помогнат да кандидатствате за ваучера без допълнителни разходи и да ви посъветват кой софтуер най-добре отговаря на вашите нужди.
Включването на електронно фактуриране във вашите процеси може да представлява важна стъпка към дигиталната трансформация, позволявайки ви да оптимизирате ресурсите, да подобрите финансовия контрол и да намалите рисковете. Колкото по-рано се запознаете с инструментите и изискванията, толкова повече ползи ще получите и толкова по-малко трудности ще срещнете по време на прехода.