Ако работите много в интернет или работите с документи и трябва да вземете флашки с информацията, със сигурност ще ви е интересно да разберете какво е Google Docs. Може би вече го използвате или може би все още не сте му дали шанс.
Този път искаме да ви представим този инструмент на Google , който вероятно вече сте виждали, ако имате Gmail акаунт. Искате да знаете какво представлява, какви функции има и какви са неговите функции? И защо трябва или не трябва да го използвате? Тогава продължете да четете това, което сме съставили за вас.
Какво е Google Документи
Първото нещо, което трябва да знаете, е какво представлява Google Docs. В този случай говорим за онлайн услуга за текстообработка . С други думи, това е онлайн програма, където можете да създавате и редактирате текстови документи. Освен това, тъй като е свързана с интернет, всеки, който има връзка към документа (и разрешение да го редактира), може да работи по него. Това позволява сътрудничество в реално време с други потребители.
И към това трябва да добавим възможността за достъп до документи от всяко устройство с интернет връзка.
Функции на Google Документи
Вече обсъдихме някои от най-важните функции на Google Документи, но искаме да отидем малко по-дълбоко, така че да разберете всичко, което този инструмент, който е в рамките на услугите, предлагани от Google Drive, ви предлага.
Сред тях най-забележителните са следните :
- Текстов процесор: позволява лесно писане, редактиране, форматиране и форматиране на текстове.
- Възможност за сътрудничество в реално време: позволява ви да работите върху един и същ документ с няколко души едновременно. Разбира се, необходимо е тези хора да имат достъп до документа и разрешения да го редактират.
- Преглед на хронологията на промените – Позволява ви да видите кой е направил промени в документ и да ги върнете, ако е необходимо.
- Правете коментари и предложения: Можете да добавяте коментари и предложения към документ, за да обсъдите промените.
- Имате няколко налични шаблона: за различни видове документи, като автобиографии, писма и др.
- Той е интегриран в Google Drive: всъщност тази услуга е една от тези, които имате в Google Drive заедно с други, като възможността за създаване на слайдове, електронни таблици...
- Той е съвместим с различни формати: ще можете да импортирате и експортирате документи в различни формати, като Microsoft Word, PDF, odt и др.
- Ще разполагате с разширени инструменти за редактиране: като таблици, графики, изображения и др.
- Можете да търсите информация в Интернет в документа.
- Има инструменти за достъпност: за регулиране на размера на текста, контраста и т.н.
- Той се интегрира с други инструменти на Google като Google Calendar, Google Meet и др.
Поради всички тези причини, това е един от най-изчерпателните инструменти и предлага множество предимства . Но какво всъщност можете да правите с Google Docs?
Функции на Google Документи
Вече знаете какво е Google Документи. Знаете неговите характеристики. И може да имате представа за какво служи този инструмент. Но за всеки случай трябва да знаете, че говорим за текстообработваща програма, в която ще можете да създавате нови текстови документи. Заедно със съучениците си ще можете също да правите електронни таблици и презентации.
Но не става въпрос само за създаване на документи. Ако вече имате такива, просто ги качете в Google Drive и Google Docs ще ги отвори (или конвертира), така че да можете да ги редактирате отвсякъде (стига да имате достъп до интернет).
Една от основните характеристики и предимства на Google Docs е възможността няколко души да работят едновременно върху документа . Това ви позволява да виждате кога някой пише или да правите промени в реално време. Освен това можете да коментирате и предлагате промени (точно както в Word, LibreOffice или OpenOffice).
Когато изтегляме тези документи, можем да ги споделяме с други потребители и да им даваме разрешение за редактиране , но също така да ги експортираме в различни формати, като PDF, Word, RTF и други.
Както можете да видите, това е инструмент, който практически е помислил за всичко. Сега винаги има някои плюсове и минуси дали да го използвате или не. Един от най-големите страхове е фактът за качване на "компрометирана" информация и че тя може да изтече. От друга страна, имате възможност да пътувате навсякъде, без да носите флашки, дискове и т.н. с тази информация и по този начин да работите, където и да отидете. Да говорим ли за всички добри и не толкова добри неща, които има в Google Документи?
Предимства и недостатъци при използването на Google Документи
До този момент ви казахме много добри неща за Google Документи. И ще продължим да го правим. Но искаме да бъдем обективни и всеки инструмент, програма... има своите предимства и недостатъци. И това не е изключение.
Сред предимствата на използването на Google Docs, първото и най-важно е, че е безплатен. Не е необходимо да изтегляте или инсталирате нищо на компютъра си. Само с Gmail акаунт ще имате достъп до този и много други инструменти. Второ предимство е сътрудничеството в реално време с множество хора, което улеснява комуникацията и работата в екип.
Фактът, че можете да получите достъп до документите от всяко устройство с интернет връзка, също е плюс, особено след като не ви ограничава само до компютъра, но можете да влизате и от вашия мобилен телефон или таблет.
И така, какво не е наред с това? Всъщност има няколко точки, които трябва да имате предвид и които бихме искали да прегледате:
- Работата зависи от интернет връзката. Ако няма интернет, няма да имате достъп до документите (въпреки че сега можете да работите без интернет и промените се качват веднага щом се свържете).
- Може да имате проблеми със сигурността, ако не е конфигуриран правилно.
- Проблеми със съвместимостта с някои файлови формати. Това е нещо неизбежно. Ако импортирате документ и Google Документи не може да го прочете, няма да можете да правите нищо с него.
- Производителността се срива при работа с много големи или сложни документи.
- Проблеми с поверителността, ако документите се споделят с нежелани хора. Или ако, например, го споделите с екип и член на екипа напусне, но вие забравите да го премахнете от потребителите, които могат да видят този документ.
Така че надежден ли е?
Отговорът на този въпрос не е лесен. И това е, че в зависимост от употребата, която искате да му дадете, можем да кажем да или не.
Например, ако ще го използвате, за да съхранявате документ с всички продуктови референтни номера за вашия онлайн магазин, тогава да, той е надежден и ще ви помогне да имате тази документация, където и да отидете. Ако го използвате, за да съхранявате копие на вашия имейл списък за бюлетини, тогава това ще зависи от това колко сигурен смятате, че е този файл. Въпреки че Google защитава чувствителна, лична информация, изискваща висока сигурност, не трябва да се качва нито в Google Диск, нито в Google Документи.
Решението трябва да бъде взето от вас, но няма съмнение, че Google Docs може да бъде добро решение и да избегнете необходимостта да инсталирате програма за редактиране на текст на вашия компютър или дори да разчитате на компютър, за да работи (защото можете да го направите от мобилно или таблетът).