PDF (Portable Document Format) е файлов формат, който е запечатал всички елементи на отпечатан документ като електронно изображение, което може да се преглежда, разглежда, отпечатва или препраща на някой друг. PDF файловете се създават с помощта на Adobe Acrobat, Acrobat Capture или подобни продукти.
За да преглеждате и използвате файловете, ви е необходим безплатният Acrobat Reader, който можете лесно да изтеглите. След като изтеглите Reader, той ще стартира автоматично, когато искате да видите PDF файл.
PDF файловете са особено полезни за документи като статии в списания, брошури за продукти или флаери, където искате да запазите оригиналния графичен вид онлайн. PDF файл съдържа едно или повече изображения на страници, всяко от които може да бъде увеличено или намалено. Можете да отидете нагоре и надолу по страницата.
PDF файлове: как е тяхното компресиране
Продуктът на Acrobat, който ви позволява да създавате PDF файлове, се продава в не твърде скандалния ценови диапазон. Алтернатива, различна от Adobe, е продукт, наречен Niknak от 5D, компания във Великобритания. (Самият четец е безплатен и може да се използва като добавка към вашия уеб браузър или може да се стартира сам). Някои ситуации, в които PDF файловете са желателни, включват:
Разработка на графичен дизайн, при която членовете на екипа работят отдалечено и следователно трябва да проучат идеите за дизайн онлайн
Хора в бюрото за помощ, които трябва да видят печатната книга, която потребителите разглеждат
Онлайн разпространение на всеки отпечатан документ, в който искате да запазите отпечатания му вид
PDF файловете на Acrobat са повече от изображения на документи. Файловете могат да вграждат шрифтове на шрифтовете, така че да са достъпни навсякъде, където гледате. Те могат също да включват интерактивни елементи като бутони за въвеждане на формуляри и за активиране на звук и Quicktime или AVI филми. PDF файловете са оптимизирани за мрежата, като показват текст преди графични изображения и хипертекстови връзки.
Потребителите често се чудят как да намалят размера на PDF файл, за да гарантират, че той се приема от съдебна система за управление на делата и по този начин успешно се архивира по електронен път.
Има цял набор от правила относно размера на файла, в зависимост от системата за управление, която се използва за управление на получените файлове. Важно е да проверите местните правила във вашия съд предварително.
Като цяло обаче има много малка причина PDF файловете да бъдат с размер на стотици мегабайта, освен ако не съдържат доказателства, които трябва да бъдат запазени като снимки с много висока разделителна способност. Следвайки няколко прости стъпки, дори големите файлове със стотици страници не трябва да надвишават 10MB.
Как да определите размера на вашия PDF документ
Ако използвате Adobe Acrobat, проверката на размера на вашия PDF е лесна. Просто кликнете върху Файл, след това върху Свойства. Ще видите много информация за вашия документ, включително неговия размер.
Като алтернатива можете да отидете до папката, която съдържа документа, да щракнете с десния бутон върху него и да щракнете върху свойства.
Зареждането на по-големи файлове ще отнеме повече време, трудно е да се споделят по електронен път (например чрез имейл) и ще консумират по-бързо хранилището на файлове на вашата адвокатска кантора. Освен това, въпреки че съдилищата приемат по-големи размери на файловете, те предпочитат да обработват по-малки, по-оптимизирани файлове.
И така, как трябва да отидете за намаляване на размера на вашите PDF документи? Ето пет бързи съвета.
Избягвайте да сканирате PDF файлове, когато е възможно
Често срещано заблуждение е, че за да създавате PDF файлове или да комбинирате няколко документа и експозиции в един PDF файл, трябва да отпечатате всичко и да го сканирате заедно. Файловете с електронно преобразуване обикновено са много по-малки по размер от сканираните файлове.
Трябва да се сканират само документи, които съществуват само на хартия; всички останали документи могат да бъдат преобразувани по електронен път от оригиналния файл, като ги запазите като PDF. Освен това отделни документи могат бързо да се комбинират като PDF файлове, като се използва софтуер като Adobe Acrobat, като се избягва необходимостта от отпечатване на документите, за да се комбинират.
Запазване като "Малък PDF"
Ако вашият файл е все още много голям, след като е създаден по електронен път, вместо да бъде сканиран, все още има няколко стъпки, които можете да предприемете. Най-простото е да запазите отново файла си като PDF с намален размер.
В най-новата версия на Adobe Acrobat отворете PDF файла, който искате да запазите отново като по-малък файл, изберете File, Save As Other и след това Small PDF. Ще бъдете помолени да изберете съвместимостта на версията, от която се нуждаете, и след това можете да щракнете върху OK, за да запазите. Препоръчваме ви да конфигурирате съвместимостта му поне с Acrobat X, тъй като тази версия все още се използва широко.
Използвайте Adobe Acrobat PDF Optimizer
Понякога искате да имате по-голям контрол върху това кои елементи във вашия документ се понижават или премахват. При тези обстоятелства трябва да изберете инструмента за оптимизиране на PDF.
Преди да оптимизирате файл, е добре да проверите използваното пространство на файла: проверете кои елементи, като шрифтове, изображения и т.н., използват най-много данни. Резултатите от това могат да ви дадат идеи за това къде е най-добре да намалите размера на файла.
За да започнете оптимизацията, отворете вашия PDF в Acrobat, щракнете върху Файл, Запази като друго и след това щракнете върху Оптимизиран PDF. В диалоговия прозорец, който се показва, щракнете върху Audit Space Usage в горния десен ъгъл.
Намалете размера, когато записвате в Word
В Word, за да конвертирате документ в PDF, използвате опцията Запазване като. Тази опция обикновено създава доста малък файл в зависимост от броя изображения в документа. Ако обаче установите, че вашият PDF, преобразуван в Word, все още е твърде голям, има друга опция в Word, която ще създаде значително по-малък файл. Ето как да го използвате:
Отворете документа на Word, за да бъде преобразуван в PDF. Щракнете върху бутона File и след това Save As. В менюто Save As type изберете PDF и въведете предпочитаното име на файл. Ето допълнителната стъпка: където в долната част на диалоговия прозорец пише Оптимизиране за, изберете Минимален размер (онлайн публикуване).
Използвайте PDF инструмент за печат
Други PDF инструменти (не от Adobe) обикновено съдържат функции, които ще намалят размера на вашия PDF. Ако обаче търсите безплатна опция, има няколко налични. В момента най-изтегляният безплатен PDF създател (според download.com) е PrimoPDF.
След като инсталирате PrimoPDF, просто отворете PDF файла, който искате да компресирате (например в Acrobat Reader или уеб браузър), натиснете Ctrl + P, за да отворите диалоговия прозорец за печат, изберете PrimoPDF от списъка с налични принтери и след това щракнете върху Създайте PDF.
Имайте предвид, че този метод, като просто записване като PDF с намален размер в Adobe Acrobat, намалява качеството и разделителната способност на изображението.
Що се отнася до спестяването на място на вашия компютър Mac, има много неща, които можете да направите: изпразнете кошчето, премахнете инсталаторите на приложения, премахнете дублиращите се файлове и много други.
Можете също така да намалите размера на файла на PDF документи, за да ги направите по-компактни и да заемат по-малко място на вашия Mac.
Важно е обаче да се отбележи, че това може също да понижи качеството на оригиналния PDF файл.
Ако се нуждаете от висококачествен PDF за презентация или работно задание, може да искате да използвате друг метод за спестяване на място, като например да го запазите в облачна система за архивиране или външен твърд диск.
DF компресията може да помогне за намаляване на разходите за споделяне, съхранение и прехвърляне на файлове в облака. Ускорява процеса на качване, изтегляне, отпечатване или прикачване на PDF, тъй като колкото по-малък е размерът, толкова по-бързо се разпространява.
И така, кой е най-добрият начин да се възползвате от всички предимства, които PDF компресията може да предложи? Анджела О'Донъл го обяснява, като отговаря на въпросите ни по-долу.
Можете ли да обясните накратко какво представлява компресирането на PDF?
Компресията на PDF реорганизира данните в PDF файл, като ги съхранява по-ефективно, така че да може да намали размера им, без да губи важни подробности в процеса. Пренареждането на данните може да означава, че изображенията се преоразмеряват и / или преформатират, за да се намали размерът на файла.
Ами ако моите файлове, които се нуждаят от компресия, не са PDF? Автоматизацията е полезна в този случай, тъй като ръчното преобразуване на стотици, хиляди или дори милиони документи в PDF е трудна задача.
Администраторите могат да насочват услуга за автоматично преобразуване към хранилище на документи, като например основни системи за управление на документи (DMS), Dropbox, SharePoint или дори една папка в мрежа на Windows, и да конвертират безшумно документи в PDF във фонов режим.
Как работи автоматизацията в процеса на компресия?
Вместо да прилага ръчно компресиране на файлове един по един, услугата за автоматично компресиране може непрекъснато да обработва голям обем файлове във вашето хранилище. По този начин цялата работа по компресиране се извършва безшумно във фонов режим, без да е необходимо потребителите да се включват след първоначалната настройка.
Този тип автоматизирано компресиране е мощна услуга, обхващаща всички документи, независимо от това как са попаднали във вашето хранилище на документи.
Любопитни ли сте да видите как изглежда автоматизираното компресиране? Тази удобна инфографика предоставя общ преглед на това как работи заедно с автоматизирана услуга за обработка на OCR.
Намаляване на PDF файлове до оптимални размери, като ви дава четири различни опции за размер.
Организирането на PDF файлове чрез номериране на бейтс, индексиране, воден знак и др. възможно е при използване на PDFelement Pro.
Опцията за групова обработка улеснява живота, когато множество PDF файлове трябва да бъдат компресирани, редактирани, организирани и споделени едновременно.
Сканираните PDF файлове могат да бъдат конвертирани в редактируеми формати с помощта на OCR технология.
От попълване на PDF формуляри, извличане на данни до защита на вашите файлове, всичко е възможно с помощта на iSky soft PDFelement Pro за Windows.
Метод 2. Намалете PDF с помощта на Microsoft Word
Известно е, че MS Office е най-добрият компютър за Windows от дълго време, но това, което повечето от нас не знаят, е, че с пускането на MS Office 2013 можем дори да създаваме и редактираме PDF файлове без никакви проблеми. Това е голям скок от Microsoft и е полезно за потребители, които искат да компресират своите PDF файлове до оптимални размери за различни цели като споделяне, съхранение и т.н.
Стъпка 1. Когато използвате MS Word 2013, всичко, което трябва да направите, е да запазите вашия Word файл като PDF. В прозореца „Запазване като“ („Файл“> „Запазване като“) изберете PDF от падащия списък, съдържащ изходните формати, а също така изберете „Минимален размер“ от опциите по-долу. Това е нова функция и записва документ на Word като PDF файл в най-оптималния размер.
Отстраняване на неизправности
Един от най-големите неприятности при работата с PDF файл е големият размер на файла. Няма нищо по-лошо от имейл, забит във вашата изходяща поща от голям PDF файл, освен ако разбира се това е бавно изтегляне на PDF от мрежата.
Как можете да намалите размера на вашия PDF документ? Въпреки че това зависи много от PDF до PDF и вида на съдържанието, което съдържа, има някои общи опции за създаване на PDF, по-специално, на които трябва да обърнете голямо внимание. Няколко ощипвания тук и там ще направят дълъг път към намаляване на мегабайтите на вашия файл.
Използвайте командата "Запазване като".
Това е добро място да започнете, за да намалите подуването. Всеки път, когато натиснете „Запазване“ в дадено приложение, в крайна сметка получавате по-голям размер на файла. Това е така, защото функцията записва промените и ги добавя към файла. Същото важи и за PDF файлове.
Вместо това използвайте командата „Запазване като“. Правейки това, вие презаписвате целия файл, премахвайки неизползвани обекти и натрупани промени. Резултатът е по-малък PDF файл, с който можете да се справите. Затова изберете опцията „Запазване като“, след като добавите всичко необходимо към своя PDF.
Компресирайте и намалете размера на PDF изображенията
Като се има предвид визуалната природа на цифровото съдържание днес, изображенията са голяма част от PDF файловете. Ако обаче вашият PDF не е предназначен за нужди с висока разделителна способност, можете да държите файла си под контрол, като намалите размера и компресирате изображенията си. Чрез понижаване на размера на растерни изображения, вие по същество намалявате броя на пикселите, което намалява общата разделителна способност и следователно размера на PDF файла.
Изберете правилното цветово пространство
Може би сте чували за цветови пространства RGB и CMYK и преди. Всеки от тях има различни методи за боравене с цвят. Като цяло CMYK е идеален за печат, докато RGB е идеален за показване на екрана.
Ако вашият PDF ще се гледа главно в мрежата или на екрана на компютъра, изберете RGB цветното пространство за вашите PDF изображения. В някои PDF създатели можете да изберете да конвертирате CMYK изображения в RGB, ако е необходимо. Изисква по-малко данни от CMYK. И по-малко канал за данни означава по-малък размер на файла.
Подконфигурирайте шрифтовете си
Чрез вграждането на шрифтовете вие по същество затваряте целия набор от символи в PDF, което може значително да раздуе файла. Опитайте вместо това да зададете източниците. Той ще ограничи размера на PDF файла до минимум.
Когато шрифт е подмножество, се добавят само символите на шрифта, които се използват в PDF. Ако специален символ като "#" не се използва във файла, знакът няма да бъде включен. В повечето случаи можете да изберете автоматично да подмножите шрифтовете, ако използването на символи е по-малко от определено количество. Възползвайте се от тази функция, ако я имате. Вашите PDF шрифтове са също толкова важни, колкото и вашите изображения.
Премахнете ненужните излишни украшения
В зависимост от това за кого и за какво е предназначено вашето PDF съдържание, можете значително да намалите подуването. Приложенията, които създават PDF файлове за специфични нужди, като Adobe Photoshop, ще ви позволят да запазвате PDF файлове с разширени настройки като Запазване на възможностите за редактиране на Photoshop.
Но ако вашите PDF файлове не са отворени изключително за редактиране в Photoshop, няма нужда да подготвяте файла за него. Така че, преди да запишете PDF с всички звънци, вземете добра представа за това как ще се използва вашият PDF и можете лесно да намалите размера съответно.
Предполага се, че PDF файловете са с високо качество, но не означава непременно, че те трябва да бъдат отразени в размера на файла. Можете да получите управляем PDF файл само с няколко корекции. И като бонус можете да направите повечето от тези корекции със Sonic PDF Creator. Трябва само да отидете на Преглед> Опции за създаване ... и можете да получите достъп до тях чрез диалоговия прозорец.